Die Struktur der Gashandelsbranche in Deutschland ist vielfältig: von Herstellern mit bundesweiten Lieferstellen, über selbständige mittelständische Handelsunternehmen, regional tätige Kleinunternehmer, Genossenschaften, Baumärkten bis hin zu diversen Mischformen. Der Gashandel wird als Haupttätigkeit oder als Nebenerwerb betrieben. Weitere verbundene Geschäftszweige sind Gastechnik, Schweißtechnik, Camping- und Freizeitzubehör, Gastronomie, Gasgeräte/-herde, Gastankstellen, Service für Tankanlagen usw. sowie diverse branchenfremde Tätigkeiten. Das Produktspektrum umfasst unzählige Gase, vom Flüssiggas, über technische und medizinische Gase, bis zu Kohlensäure und sonstigen Spezialgasen. Der Verkauf erfolgt im Groß- und Einzelhandel, vom Großkundengeschäft bis zum Verkauf an Privatpersonen per Kasse.
Allen gemeinsam ist neben den allgemeinen betriebswirtschaftlichen Anforderungen die Lieferung der Gase in Behältern mit den Besonderheiten der Kauf-, Miet- und Pfandbehälter, Abonnements oder auch Tankbefüllungen. Weitere Anforderungen wie z.B. Chargenverwaltung oder Seriennummernauskunft kommen hinzu.
Um diesen Anforderungen Ihrer Branche gerecht zu werden, steht Ihnen mit unserer Softwarelösung GasOL ein leistungsfähiges Instrument zur Verfügung.
Die Branchenlösung GasOL ist auf Basis der Sage Office Line entwickelt, die aufgrund ihrer Technologie die flexible Anpassbarkeit an Branchenanforderungen und die Erstellung einer modernen, leistungsfähigen Unternehmenslösung gewährleistet. Die Office Line ist modular aufgebaut und erfüllt bereits im Standard alle Anforderungen aus:
- Warenwirtschaft: Auftragsbearbeitung, Bestellwesen,
Lagerwirtschaft, e-Business
- Rechnungswesen: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung
- Controlling: integriertes Informationsmanagement und Unternehmenssteuerung
- Produktion: Fertigung, Disposition, Kalkulation, BDE, EDI, Ressourcen
- Personalwirtschaft: Entgeltabrechnung, Reisekosten, Fehlzeiten,
Bewerbermanagement
- CRM (Kundenbeziehungsmanagement): Marketing, Vertrieb, Support.
Zusatzmodule, wie Chargenverwaltung, Rahmen-/Abrufaufträge, Absatzplanung usw. runden das Leistungsspektrum ab.
Unsere Lösung für den Gashandel ergänzt diese Funktionen um die branchenspezifischen Anforderungen.
Damit werden alle Funktionen der verschiedenen Unternehmensbereiche zu einer integrierten Software-Lösung zusammengefasst. Alle betriebswirtschaftlichen Prozesse werden miteinander verbunden und so effizient gestaltet. Sie arbeiten in allen Bereichen auf einer einheitlichen Datenbasis und können die benötigten Informationen per Knopfdruck abrufen.
Nutzen Sie die Kombination aus einer ausgereiften Standard-Software mit 11.000 Installationen bundesweit und einer leistungsfähigen Branchenlösung. Mit GasOL erhalten Sie eine Unternehmenslösung, die genau zu Ihren Anforderungen passt.
GasOL Leistungsüberblick
Stammdaten
Druckauswertungen
Bildschirmauskunft Bestände
Auftragsbearbeitung
Mietabrechnung/Abrechnungslauf
Pfandsystem
Branchenlösung GasOL Leistungsüberblick
Die vorstehenden Stichworte stellen nicht den
gesamten Umfang der Funktionen dar. Darüber hinaus sind
weitere individuelle Anforderungen jederzeit mit geringem Aufwand realisierbar.
Bei branchenüblichen
Anforderungen behalten wir uns vor, diese Anpassungen im Rahmen von
Funktionserweiterungen in den Standard zu integrieren oder als Erweiterung
anzubieten.
Die Stammdatenpflege dient zur Anlage der unterschiedlichen Behältergrößen, Verwaltung von notwendigen ADR-Texten, Verwaltung der Produkte/Gase in unterschiedlichen Behältern sowie Sonderkonditionen für Kunden.
Im Dialog Behälterkennzeichen werden die Behälter angelegt, in denen geliefert werden kann, unabhängig von den jeweiligen Füllungen. Beispiele: Flaschen 10 ltr., 20 ltr., aber auch Tankbefüllung. Jeder Behälter erhält ein frei wählbares Kennzeichen. Über das Behälterkennzeichen erfolgt in den weiteren Funktionen die Referenz zur Größe. Der hier angegebene Nettoinhalt wird als Vorgabe in den Behälter übernommen, ebenso der Faktor, der als Grundlage für die Mengenberechnung in der Positionserfassung genutzt wird.
In den Mietfreiheiten wird pro Kunde festgelegt, welche Mietfreiheiten bei der Abrechnung berücksichtigt werden sollen. Die Freiheit gilt einmalig pro Flaschenbewegung (z.B.: Flasche am 01.06. bezogen mit Mietfreiheit 10 Tage bedeutet, dass die Mietgebühr ab dem 11.06. berechnet wird).
Über den Dialog Mietpreise werden individuelle Kunden-Mietpreise für das angegebene Produkt festgelegt, abweichend von den im Behälter festgelegten Standard-Mietpreisen.
Über die Grundlagen Behälter wird festgelegt, in welchen Behältern/Behältergrößen ein Artikel verkauft werden kann, d.h. den Artikeln werden die Behälter zugeordnet. Über die Artikelnummer wird das entsprechende Produkt ausgewählt, also z. B. Propan usw. und das Behälterkennzeichen, z. B. 06 für eine 11 Liter Flasche zugewiesen. Weiter werden Brutto-, Nettogewicht und Verkaufsmengeneinheit festgelegt. Über den Faktor kann eingestellt werden, welche Menge im Verkaufsbeleg für die Berechnung zugrunde gelegt werden soll.
Hinweis:
Bei eigener Abfüllung kann im Feld Faktor z. B. der Nettoinhalt des Behälters angegeben werden. Im Verkaufsbeleg wird dann die Abgabemenge mit dem Faktor multipliziert und so die Menge ermittelt, die vom Lager abgebucht werden soll. Zum Beispiel wird bei einem angegebenen Faktor 11 bei einer Abgabe von 3 Behältern ein Lagerabgang von 33 kg erzeugt. Der Einzelpreis in der Position bezieht sich dabei auf die angegebenen Mengeneinheit, hier also auf ein kg. Bei einem Faktor 1 wird davon ausgegangen, dass der zugrunde gelegte Behälter nicht selber abgefüllt wird. Es wird die angegebene Behälteranzahl vom Lager abgebucht, der Einzelpreis in der Position bezieht sich auf eine komplette Flaschenfüllung.
Weiter wird in diesem Formular die Referenz zum Mietartikel hergestellt. Bei der Mietabrechnung für den Behälter wird dieser Artikel genutzt.
Der angegebene Multiplikator wird für die Berechnung der Gefahrgutmenge verwendet, die zugehörigen Texte und Mengen werden im Lieferschein aufgeführt.
Zusätzlich können noch Einkaufs-, Verkaufs- und Mietkonditionen für den zugrunde liegenden Artikel auf Basis der angegebenen Behältergröße festgelegt werden.
Hier werden pro Artikelgruppe die im Lieferschein aufzuführenden ADR-Texte für den Gefahrguttransport hinterlegt. Eingegeben werden müssen die Artikelgruppe sowie der ADR-Text.
Zusätzlich zu den in
den vorstehenden Kapiteln angegebenen Daten können pro Kunde spezifische Preise
und Mietfreiheiten in den nachstehenden Formularen hinterlegt werden.
In diesem Formular werden die Sonderkonditionen pro Kunde hinterlegt. Auf der Seite Sonderkonditionen werden pro Behälter die Verkaufs- bzw. Mietkonditionen für das entsprechende Produkt hinterlegt, auf der Seite Mietfreiheiten die Anzahl der mietfreien Tage für das Produkt.
Hinweis:
Wird in diesem Formular ein Mietpreis von 0 € angegeben, so erfolgt beim Rechnungslauf nur eine Aufstellung der Mietbewegungen, es wird keine Abrechnung durchgeführt.
Die zugrunde liegenden mietfreien Tage werden im Abrechnungslauf nur für die
entsprechende
Position genutzt, erfolgt eine Rückgabe vor Ablauf der Mietfreiheit, können die
restlichen Tage
nicht auf weitere Positionen angerechnet werden.
Zusätzlich zu den beschriebenen Möglichkeiten der Erfassung von Sonderkonditionen ist es möglich, Sonderkonditionen eines Kunden auf einen anderen Kunden zu übertragen.
Die angelegten Behälter, Mietfreiheiten und Sonderpreise können über Stammdatenlisten ausgewertet werden.
Im System stehen diverse Standardauswertungen als Ausdruck zur Verfügung, wie Mietbestand/Kunde:
Weitere Auswertungen sind: Gesamtbestand Behälter, Kaufflaschen/Kunde, Abonnement Ablauf und aktueller Stand, Lagerbuchungen, Offene Vorgänge Gashandel und Lieferbelege. Die Auswertungen können auf Wunsch jederzeit geändert oder erweitert werden.
Über die Bildschirmauskunft können per Knopfdruck sofort die Bestände für Miete, Abonnements, Pfand und Kauf der Kunden angezeigt werden. Weiterhin steht eine detaillierte Ansicht für die Bewegungen mit Datum, Zu-/Abgängen und Belegnummern zur Verfügung.
Die Bildschirmauskunft Bestände kann auch aus der Stammdatenpflege der Kundenadressen heraus aufgerufen werden, wobei im letzteren Fall der bearbeitete Kunde verwendet wird, es ist dann nicht mehr erforderlich, den Kunden anzugeben.
Außerdem besteht die Möglichkeit einer nachträglichen Bestandskorrektur, weiter kann hier ein Anfangsbestand für einen Behälter angegeben werden. (Die angezeigten Daten sind die Grundlage für den Mietrechnungslauf).
Mit diesem Formular können die Mietbestände eines Kunden korrigiert werden. Es können Eröffnungsbestände angelegt bzw. korrigiert sowie markierte Datensätze korrigiert werden.
Die Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen ist in die Standard – Auftragsbearbeitung der Office Line integriert. Alle relevanten Belege stehen zur Verfügung: Angebot, Sofortauftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rücklieferschein, Rechnung, Sammelrechnung, Sofortrechnung, Direktrechnung, Gutschrift, Stornorechnung usw. Ein erfasster Beleg wird dabei per Knopfdruck in den Folgebeleg übernommen, vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung. Änderungen sind in jedem Beleg möglich, ebenso das Kopieren von Belegen. Die einen Geschäftsfall betreffenden Belege werden zu einem Vorgang zusammengefasst. Weitere Belege können individuell ergänzt werden. Die Bearbeitungsfolge und Zuordnung zu Mitarbeitern kann per Workflow definiert werden (Office Line Business).
Nachfolgend beispielhaft die Erfassung eines Lieferscheins. Die Bildschirmmasken
der weiteren Belege sind identisch. Die Erfassung erfolgt analog. Die
Beschreibung umfasst nicht alle Funktionen. Hierzu stehen umfassende Handbücher
zur Verfügung.
Lieferscheinkopf
Über das Feld Empfänger wählen Sie per Matchcode, Kundennummer oder die
Suchfunktion der Lupe den Interessenten oder Kunden aus. Hier können Sie auch
einen neuen Kunden erfassen und zugleich im Adressstamm anlegen. Ebenso können
Sie mit Einmalkunden arbeiten.
Existieren für den Kunden bereits Vorgänge, werden diese zur Auswahl angezeigt. Sie entscheiden, ob Sie den neuen Beleg innerhalb des Vorganges erstellen wollen oder einen neuen Vorgang anlegen wollen.
Abweichende Lieferanschriften können aus den Stammdaten übernommen werden.
Das Belegdatum ist das Tagesdatum der Office Line. Als Lieferdatum und Valuta wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Versandart, Lieferbedingungen, Zahlungskonditionen werden aus den Stammdaten übernommen, können hier aber auch geändert werden.
Im Kopftext wird der für den Beleg zuständige Mitarbeiter des Kunden übernommen sowie der hinterlegte Text. Weitere Textbausteine können ausgewählt werden oder Texte erfasst und überschrieben werden.
Über den Button Memo können sie zum Beleg beliebige Informationen hinterlegen.
Positionserfassung
Folgende Positionstypen stehen zur Verfügung: Artikel, Gruppentitel,
Zwischensummen, Textpositionen und Alternativpositionen.
Die Artikelauswahl erfolgt durch Eingabe der Artikelnummer, des Matchcodes oder über die Lupe. In der Maske (unten links) wird sofort der Lagerbestand und die Verfügbarkeit angezeigt.
Artikel/Positionen für die ein Bild hinterlegt ist, werden mit einem Symbol gekennzeichnet. Gleiches gilt für Ursprungsartikel, denen im Artikelstamm Zubehörartikel zugeordnet sind. Mit einem Doppelklick auf die Artikelnummer kann in den Artikelstamm verzweigt werden.
Anschließend wird der Auftragstyp eingegeben. Mögliche Werte sind:
| Auftragstyp | Bedeutung |
| 0 oder leer | Kauf |
| 1 | Miete |
| 2 | Pfand |
Als nächstes wird der Behälter eingegeben. Die möglichen Werte sind in den Stammdaten festgelegt. Das System prüft auf Basis der angelegten Behälter (Stammdaten/Behälter), ob die Kombination Artikel/BKZ zulässig ist und übernimmt dann die notwendigen Werte aus dem Behälter (Preise, usw.).
Dann wird die Behälteranzahl angegeben. Hieraus berechnet sich dann in
Kombination mit dem Behälter die Positionsmenge.
Über das Feld Rückgabe kann die Anzahl der zurückgegebenen Flaschen angegeben werden.
Im Beispiel werden also 7 Stück 11-kg-Behälter in den Mietbestand des Kunden übernommen, die Abrechnung erfolgt ab Datum des Lieferscheines unter Berücksichtigung evtl. mietfreier Tage.
Über die weiteren Reiter Belegdetails und Empfänger können Daten für Währung, Kostenstellen, Erlöscodes, Vertreter, Provisionssatz, Besteuerung, Tour, Gebiet, Kundenzeichen und Belegnummern, abweichende Rechnungsanschrift usw. ergänzt werden bzw. die aus den Einstellungen und Stammdaten übernommenen Daten überschrieben werden.
Im Lieferscheinfuß erscheinen im Fußtext die entsprechend hinterlegten Texte.
Die Lieferscheinerfassung wird durch das Speichern des Belegs abgeschlossen.
Beim Speichern des Lieferscheines erzeugt das System automatisch auf Basis der eingegebenen Daten die zugehörigen Bewegungen für den Behälterbestand, sowie – falls Auftragstyp „Miete“ – die zugehörigen Mietbewegungen. Hier erfolgt auch der Druck (auch Vorschau/Infodruck oder E-Mail).
Beispiel: Lieferschein
Mietabrechnung/Abrechnungslauf
Die Abrechnung kann wahlweise direkt pro Auftrag in einer Rechnung für einen Kunden aufgerufen oder über den Abrechnungslauf erzeugt werden. Beim Abrechnungslauf können zusätzlich zur Mietabrechnung auch alle sonstigen offenen Lieferungen an den Kunden abgerechnet werden.
Der Rechnungslauf kann auf einen Kundenkreis (Kunde von – bis) eingeschränkt werden.
Das Feld Abrechnung zum enthält den Zeitpunkt, bis zu dem die Miete berechnet werden soll.
Mit dem Feld Termin beleg gen. wird erreicht, das Belege bzw. Bewegungen auch dann berechnet werden, wenn sie unter den angegebenen Mindestbeträgen liegen. Liegen die Mietbewegungen im o. g. Beispiel also vor dem 30.06.06 und die Mietrechnung würde nur 8 EUR betragen, wird die Mietrechnung erzeugt, obwohl als Mindestbetrag 10 EUR vorgegeben sind.
Die Felder Mindestbetrag Miete bzw. Ware enthalten die Mindestbeträge, bei denen eine Rechnung erzeugt werden soll.
Es kann weiterhin ausgewählt werden, welcher Typ Rechnung erzeugt werden soll, entweder Mietrechnungen, Sammelrechnungen Ware oder beides.
Mit der Auswahl Proberechnung kann zunächst eine Proberechnung erzeugt werden, um eine Kontrolle der Rechnungen durchführen zu können. Es wird hierbei nur eine Pseudorechnung ausgedruckt, es wird keine Rechnung im System erstellt.
Vorschau Probelauf
Anschließend kann der Rechnungslauf erfolgen.
Nachfolgend ein Beispiel für eine Sammelrechnung Ware und eine Mietabrechnung:
Sammelrechnung Ware
Beispiel: Mietrechnung
Wahlweise kann zur Mietrechnung eine Übersicht erstellt werden, die Details pro Artikel und Behälter (z. B. Propan/11 kg Flasche) aufgelistet: Bezugsdaten, Rückgabedaten, berechnete Tage und aktueller Bestand.
Die Verwaltung des Pfandsystems ist analog zu der beschriebenen Verwaltung von Mietflaschen gestaltet. Das bedeutet im einzelnen, das für jeden Pfandkunden der Bestand sowie die Einzelbewegungen der unterschiedlichen Pfandflaschen im System gespeichert werden, weiter werden die entsprechenden Pfandpreise analog der hinterlegten Mietpreise abgelegt.
Es wird ein neues Auftragskennzeichen eingeführt,
das einen Beleg mit Pfandflaschen kennzeichnet.
Wird eine Position mit dem Auftragskennzeichen „Pfand“ eingegeben, dann erzeugt
das System automatisch eine zweite Position mit dem zugehörigen Pfandartikel und
entweder einem Standard-Pfandpreis oder einem zuvor definierten
Pfand-Sonderpreis für den zugrunde liegenden Kunden.
Bei Rückgabe einer Pfandflasche wird ebenfalls eine zweite Position mit dem Pfandartikel erzeugt, mit dieser Position wird das Pfand dem Kunden dann wieder gutgeschrieben. Da teilweise nicht festzustellen ist, aus welchem Lieferbeleg die zurückgegebene Pfandflasche stammt, wird bei der Rückgabe nicht auf einen Beleg zurückgegriffen, der Pfandpreis wird – falls hinterlegt – aus den Kundensonderpreisen, ansonsten aus der Standardpreisliste entnommen.
Ebenfalls analog zu der Mietverwaltung werden die Auswertungen und die Bildschirmauskunft für das Pfandsystem implementiert.
Hinweis:
Die Auswertungen Bestände können zusätzlich zu den Mietbeständen auch die Pfandbestände enthalten. Bei Kunden, die sowohl Miet- als auch Pfandflaschen haben, wird dann nur eine Auswertung für die kompletten Bestände benötigt. Die Bildschirmauskunft enthält generell beide Bereiche, also sowohl die Mietbestände als auch die Pfandbestände.
In der Positionserfassung wurde das Feld „Bestand Alt“ zusätzlich implementiert. Je nach Auftragstyp enthält dieses Feld den Altbestand an Miet- oder an Pfandflaschen.