Personalwirtschaft -
Reise & Fehlzeiten
Module für
Reisekostenmanagement und Fehlzeitenplanung
Für die Verwaltung von
Dienstreisen und An- und Abwesenheitszeiten Ihrer
Mitarbeiter stehen Ihnen die Module Reise und Fehlzeiten
zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie das Self Service/
Webportal Reise oder Urlaub, das Ihren Mitarbeitern den
Zugriff und die Antragstellung über das Intranet oder
Internet ermöglicht.
Modul Reise
Mit dem Modul Reise
organisieren und kontrollieren Sie effizient alle
Anträge, Genehmigungen und Kosten von Dienstreisen.
Optional werden auch die Besonderheiten im Öffentlichen
Dienst berücksichtigt. Sie können auf Pauschalen ebenso
zurückgreifen wie eigene Werte definieren, zum Beispiel
für Verpflegung oder Kilometer-Geld. Zahlreiche
Belegarten sind standardmäßig hinterlegt oder
individuell anpassbar. Alle Reisedaten werden auf
Plausibilität überprüft und anschließend an die
Finanzbuchhaltung oder die Entgeltabrechnung
weitergeleitet. Die integrierten Auswertungsfunktionen
sorgen für Kostentransparenz.
- Möglichkeit
der Nutzung der Basisdaten aus dem
Abrechnungssystem
- Zuordnung
von Abteilungen
- Fest
hinterlegbare Belegarten, freie
Belegartengestaltung
-
Richtlinienvoreinstellung
-
Einstellungen für Datenfluss im
Genehmigungs- und Prüfungsverfahren
(Steuerung über E-Mail oder
Wiedervorlageliste)
- Nutzung der
Basisdaten aus dem Abrechnungssystem
- Zuordnung
von Vorgesetzten, Abteilungen
-
Richtlinienübernahme von
Mandanteneinstellungen
- Wählbare
Zahlungsart (Überweisung, Scheck, bar,
Lohnprogramm, FiBu)
-
Firmeninterne Richtlinien oder Werte aus
EStG, BRKG, LRKG
-
Pauschalenberechnung über Zeiteingabe
-
Summenberechnung der zu erstattenden Beträge
nach Belegen bzw. Pauschalen
-
Verpflegungspauschalen Inland/Ausland
hinterlegt
-
Berücksichtigung der Pauschalen, der
Frühstücksabzüge, Sachbezüge und der
aktuellen km-Geld-Werte
- Eigene
Pauschalen Inland/Ausland hinterlegbar
(Unterscheidung zwischen ein- und
mehrtägigen Reisen möglich)
- Eigene
prozentuale Sätze für kostenlose Mahlzeiten
hinterlegbar, wobei auch eine maximale
Kürzung festgelegt werden kann
- Eigene Werte
für km-Geld-Zahlung bei Nutzung von
Privatfahrzeugen
-
Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
aller Länder werden regelmäßig aktualisiert
- 40
Belegarten standardmäßig hinterlegt,
beliebig erweiterbar
- Belegarten
mit wählbaren Mehrwertsteuersätzen
-
Belegzuordnung zu
Kostenstellen/Kostenträgern
-
Zusammenfassung mehrerer Belege zu
Beleggruppen für statistische Auswertungen
-
Belegzuordnung zu frei definierten Lohnarten
- Hinterlegung
aller Belege für jede Reise möglich
-
Verpflegungsabrechnung nach Beleg
- Reiseantrag
mit speicherbaren Zielorten mit zusätzlichen
Angaben (Entfernung, Unterkunft usw.)
- Fahrt-,
Unterkunfts-, Verpflegungs- oder sonstige
Kosten, Höhe des Vorschusses, Vorschuss in
wählbarer Währung
- Automatische
Erstellung der Reiseanträge für Mitreisende
- Information
des Vorgesetzten über den Reiseantrag per
Wiedervorlageliste oder E-Mail
- Information
des Reisenden über die Genehmigung des
Antrags durch Wiedervorlageliste oder E-Mail
-
Informationsweiterleitung an wählbares
Reisebüro
- Wahlweise
Einzelerfassung bei häufigen Reisen
einzelner Arbeitnehmer oder Sammelerfassung
für Reisen mehrerer Mitarbeiter
- Erfassung
der Reisedaten auf der Basis des Antrags
- Automatische
Kürzung bei Erhalt unentgeltlicher
Mahlzeiten
- Kettenreisen
-
Elektronisches Fahrtenbuch
-
Plausibilitätsprüfung bei der Dateneingabe
- Zentrale
oder dezentrale Eingabe der Reisedaten
-
Unterscheidung zwischen steuerlichen und
tatsächlich erstatteten Beträgen
- Getrennte
Darstellung der steuerfreien,
steuerpflichtigen, pauschalsteuerpflichtigen
Anteile, der Werbungskosten und der
Sachbezüge
- Prüflauf zur
Vollständigkeit der Reisedaten und der
plausiblen Datumszuordnung
- Filterung
der abzurechnenden Reisen nach diversen
Kriterien
- Abrechnungen
nur durch explizit berechtigte Benutzer
-
Kostenzuordnung entsprechend der
Einstellungen im Arbeitnehmer, der Belege
oder der Reisen
-
Korrekturen/Stornierungen bereits
abgerechneter Reisen
- Spezielles
Antragswesen
-
Unterscheidung zwischen Beginn/Ende der
Dienstreise und des Dienstgeschäfts
-
Verkehrsmittel für Hin- und Rückfahrt
getrennt definierbar
-
Berücksichtigung kostenloser Unterkünfte und
verbundener Urlaubsreisen
-
Trennungsgeldverordnung hinterlegt
-
Übertragungsdatei für den Import ins
Lohnprogramm
- Übergabe an
Finanzbuchhaltungssysteme
- Zuordnung
der Belege zu Lohnarten
-
Abrechnungsberichte zur Auswertung
abzurechnender und abgerechneter Reisen
- Zahlreiche
Kostenauswertungen mit grafischer
Unterstützung für frei wählbare Zeiträume
- Spesenarten
je Kostenstelle, Kostenträger, Mitarbeiter
- Pauschalen,
Spesen, Auslösen pro Jahr
- Reisen,
Abwesenheiten, Bewirtungen pro Mitarbeiter
- Reiseziele
im Monat und im Jahr
-
Übernachtungskosten pro Mitarbeiter
Modul Fehlzeiten
Mit dem Modul Fehlzeiten
erfassen und verwalten Sie die An- und
Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Jederzeit haben
Sie einen exakten Überblick über den aktuellen
Personalstand, die Daten helfen Ihnen bei der Planung
der Mitarbeiterkapazitäten. Je nach Abwesenheitsgrund
werden unterschiedliche Fehlzeiten definiert und
dargestellt, ob Krankheit oder Kur, Urlaub oder
Mutterschutz.
- Basisdaten
für Mandanten, Arbeitnehmer und
Tariftabellen aus dem Modul
Entgeltabrechnung
- Anlage von
Arbeitnehmergruppen, auch
mandantenübergreifend
- Alle
gültigen Kalender der bundesdeutschen Länder
hinterlegt
- Frei
definierbare Kalender, Berücksichtigung
bundeslandspezifischer Feiertage
-
Zeitbegrenzung von Kalendern, Gültigkeit
mandantenabhängig
-
Zusammenstellung eigener Kalendarien für
Mandanten
- Definition
von mandantenunabhängigen Kalendarien für
Arbeitnehmer
- Definition
von Kalendarien mit verschiedenen Feiertagen
- Zuordnung
von selbst definierten Feiertagen möglich
- Standard -
Zeitartensatz wird mitgeliefert (Krankheit,
Kur, Urlaub, Resturlaub, Mutterschutz,
Erziehungsurlaub, Wehrdienst,
unentschuldigtes Fehlen)
- Definition
und Konfiguration von anderen Zeitarten als
Hilfsmittel zur Planung
- Festlegung
von Zeitarten für die Mandanten (optional
Arbeitnehmer)
- Kopplung der
Fehlzeiten mit Lohnarten und
sozialversicherungsrechtlichen
Unterbrechungen
-
Tagesabhängige Definition der Lohnarten
Urlaubsplanung
- Definition
von Gruppen als Hilfsmittel zur
Urlaubsplanung
- Prüfung der
notwendigen Mindestbelegung einer Abteilung,
Festlegung von Urlaubssperren
- Grafische
Planung von Abwesenheiten
- Übernahme
von Planungen per Mausklick
-
Urlaubsanträge für jeden Mitarbeiter
- Automatische
Berechnung des Urlaubsanspruchs,
individuelle Urlaubsermittlung gemäß Tarif
-
Sonderurlaub, Zusatzurlaub, Freistellungen
-
Urlaubsverwaltung im Web (Web-Selfservice)
- Leichte
Eingabe durch grafische Darstellungen
(Woche, Monat, Jahr)
-
Verknüpfungsmöglichkeit mit anderen
Zeitarten, z. B. zur Darstellung eines
Krankheitsverlaufs
-
Korrekturdatenerfassung und -übergabe
- Farbige
Darstellung der Zeitarten erhöht
Übersichtlichkeit und Bedienkomfort
- Während der
Eingabe von Daten werden diese im
Hintergrund auf chronologische Richtigkeit
geprüft
- Prüflauf
ermittelt fehlerhafte Daten und stellt diese
visuell für die Korrektur dar
-
Abgeschlossene Daten werden gegen
Manipulation gesperrt
-
Abgeschlossene Daten werden protokolliert
- Übergabe der
Zeitarten ins Abrechnungssystem,
vorgeschalteter Prüflauf
- Erzeugung
von sozialversicherungsrechtlichen
Unterbrechungen im Abrechnungssystem
- Standard
ASCII-Schnittstelle stellt Daten auch für
andere Programme zur Verfügung
-
Standardschnittstelle zum Datenimport aus
Zeiterfassungssystemen
- Beliebige
Auswertungszeiträume
- Detaillierte
Berichtsfilter
-
Urlaubsnachweis für Arbeitnehmer,
Urlaubsübersicht, Resturlaubsverlauf
- Ausgabe der
An- und Abwesenheiten der Arbeitnehmer in
Monatsansichten
- Auswertung
von Krankenständen im Monats- und
Jahresüberblick
Zusatzlösungen
für das Modul Reise:
- Erfassung
von Reiseanträgen der Mitarbeiter via
Internet
- Zustimmung,
Genehmigung und Ablehnung der Anträge durch
autorisierte Benutzer
-
Reisedatenerfassung via Internet
- Zentrale
Verwaltung der Reiseziele (Ort, Entfernung)
- Antragswesen
für das Modul
Fehlzeiten:
- Flexible
Arbeitszeitmodelle
- Definition
von Pausenregelungen, Feiertagsberechnung,
Abwesenheitsregelungen
- Zyklisch
ablaufende Einheiten aus Tagesprogramm und
Kombinationsmöglichkeiten
- Zeitkonten
je Mitarbeiter und Tag
-
Übersichtliche Darstellung und Dokumentation
der Buchungen
- Transparente
und nachvollziehbare Berechnung
- Zeitkonten
als Grundlage für Abrechnung,
Monatsinformationen und Auswertungen
-
Unterschiedliche Zugriffsrechte für
Mitarbeiter und Vorgesetzte
- Mitarbeiter:
-
Urlaubsansprüche
- Urlaub
Vorjahr, Urlaub Kalenderjahr
-
Zusatzurlaub Vorjahr, Zusatzurlaub
Kalenderjahr
- Bereits
genommene Urlaubstage (Anzahl der Tage)
- Bereits
beantragte und geplante Urlaubstage
(Anträge/Urlaubsplanungen)
-
Urlaubssperren
- Anzeige
weiterer Fehlzeiten (Krankheit, Kur
usw.)
- Vorgesetzte:
- Urlaub
der Arbeitnehmer des Bereichs
-
Genommene Urlaubstage
- Geplante
Urlaubstage/Urlaubsanträge
-
Urlaubssperren für den gesamten Bereich
- Prüfung
der Mindestbelegung von Gruppen
- Anzeige
weiterer bereits erfasster Fehlzeiten